Электронные перевозочные документы: ЭПЭ, ЭТрН и расписки
С 1 сентября 2026 года поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки оформляются только в электронном виде. Разбираем, что это меняет для грузовладельца.
Электронные перевозочные документы — это не «ещё одна бумага в цифре», а обязательный порядок оформления перевозки и экспедирования. Ниже коротко: какие документы стали электронными, чем они отличаются друг от друга, кто и чем их подписывает и что нужно сделать грузовладельцу, чтобы отправки не встали.
Что именно изменилось
Бумажной альтернативы больше нет
Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки составляются в электронном виде. Правило распространяется в том числе на перевозки, которые раньше документально не оформлялись вовсе.
Формат задан и проверяется
Структура электронного поручения экспедитору утверждена приказом ФНС России, порядок обмена — постановлением Правительства РФ. Сделать документ «в своём формате» нельзя: он не пройдёт проверку.
Приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@; постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.
Обмен идёт через оператора
Документ создаётся и подписывается в сервисе оператора ЭДО, оттуда уходит контрагенту и одновременно попадает в государственную информационную систему.
Документ нужен на каждом звене
Если экспедитор привлекает другого экспедитора, поручение оформляется на каждом участке: следующий участник выступает уже в роли клиента. Ручной процесс ломается здесь первым.
Какие документы и чем они отличаются
Их путают чаще всего, а момент оформления и назначение у них разные.
Электронное поручение экспедитору
Задаёт условия работы: что везём, куда и на каких условиях. Оформляется до перевозки. Состоит из титулов: клиент формирует и подписывает свою часть, экспедитор — свою в знак согласия, при необходимости клиент отзывает поручение отдельной частью.
Электронная экспедиторская расписка
Фиксирует факт: экспедитор принял груз. В отличие от поручения оформляется в момент фактического приёма груза, а не заранее.
Электронная транспортная накладная
Сопровождает груз в пути и подтверждает договор перевозки. Поручение определяет условия работы, накладная используется непосредственно при перевозке.
Электронная заявка-заказ
Применяется, когда экспедитор не принимает груз физически: тогда оформляются заявка-заказ и накладная, а подписывает их с перевозчиком и получателем сам клиент.
Как проходит документ
- ЗаявкаДанные о перевозке берутся из вашего источника: транспортной или учётной системы, таблицы, файла либо через программный интерфейс.
- Сборка документаСтруктура заполняется по утверждённому формату: стороны, груз, маршрут, адреса, сведения о подписанте.
- Проверка до отправкиПроверяются обязательные поля и справочники — ошибка ловится до того, как документ ушёл контрагенту.
- ПодписаниеСтороны подписывают свои титулы усиленной квалифицированной подписью; для физического лица подойдёт «Госключ».
- Передача контрагенту и в ГИС ЭПДОператор маршрутизирует документ второй стороне и одновременно передаёт сведения в государственную систему.
- Статус и хранениеПо документу видно состояние: подписан, отклонён, отозван. Комплект хранится и доступен для проверки.
Что делать грузовладельцу
Проверьте подписи
Нужна действующая УКЭП у тех, кто подписывает документы, и машиночитаемая доверенность, если подписывает сотрудник, а не руководитель.
Определите оператора ЭДО
Обмен идёт через оператора. Заранее согласуйте с контрагентами, через кого работаете, чтобы документы не встали на стыке.
Проверьте свои данные
Реквизиты сторон, адреса погрузки и выгрузки, сведения о грузе должны совпадать со справочниками, иначе документ не пройдёт проверку формата.
Договоритесь о цепочке
Если в перевозке участвует несколько экспедиторов, заранее определите, кто на каком участке оформляет поручение.
Частые вопросы
С какой даты электронные перевозочные документы обязательны?
С 1 сентября 2026 года. С этой даты электронное поручение экспедитору, электронная экспедиторская расписка и электронная складская расписка составляются в электронном виде, бумажной альтернативы для них нет.
Чем электронное поручение экспедитору отличается от электронной транспортной накладной?
Поручение (ЭПЭ) задаёт условия работы и оформляется до перевозки. Транспортная накладная (ЭТрН) сопровождает груз в пути и подтверждает договор перевозки. Это разные документы, и один не заменяет другой.
Какой подписью подписываются документы?
Усиленной квалифицированной электронной подписью. Физическое лицо может подписать через «Госключ». Если подписывает сотрудник, а не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность.
Куда попадают документы после подписания?
Оператор электронного документооборота направляет документ контрагенту и одновременно передаёт сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Нужно ли оформлять поручение на каждого экспедитора в цепочке?
Да. Если экспедитор привлекает другого экспедитора, поручение оформляется на каждом участке цепочки: следующий участник выступает в роли клиента.
Какими нормативными актами это установлено?
Формат электронного поручения экспедитору утверждён приказом ФНС России от 28 апреля 2026 года № ЕД-1-26/277@, порядок обмена — постановлением Правительства РФ от 27 апреля 2026 года № 469.
Что будет, если продолжать работать по бумаге?
Документ, оформленный не по утверждённому формату, не проходит проверку и не попадает в государственную систему: перевозка остаётся без надлежащего подтверждения. Поэтому переход стоит закрыть до первой отправки, а не после.