Документы: что вы получите и когда
Что вернётся после доставки, кто вправе расписаться за груз и что делать, если при приёмке что-то не так. Все сроки и правила — из публичной оферты, с номерами пунктов.
Перевозку закрывают три документа: накладная (экспедиторская расписка), подписанная получателем; УПД или акт об оказании услуг со счётом-фактурой; PDF-отчёт с графиком температуры за весь путь. Накладная подтверждает выдачу груза, УПД или акт — стоимость услуг, отчёт — соблюдение режима. Порядок закреплён в Генеральных условиях — это публичная оферта, опубликованная на biocard.com; там же лежит бланк накладной.
Что возвращается по перевозке
| Документ | Что подтверждает | Когда | В каком виде | Основание |
|---|---|---|---|---|
| Накладная (экспедиторская расписка), экземпляр отправителя | приёмку груза к доставке | в момент передачи груза | бумага, форма BIOCARD | Генеральные условия, п. 10.2 |
| Накладная, подписанная получателем | фактическую выдачу груза и исполнение заявки | в момент выдачи груза | бумага, форма BIOCARD | п. 6.2 |
| УПД или акт об оказании услуг + счёт-фактура | стоимость оказанных услуг | выдаётся на основании одного или нескольких транспортных документов; конкретный срок в оферте не зафиксирован | бумага или ЭДО | п. 11.5 |
| Счёт на оплату | сумму к оплате | по данным транспортного документа — при постоплате; по заказу или заявке — при предоплате | бумага или ЭДО | п. 11.1 |
| PDF-отчёт с графиком температуры | соблюдение режима на всём пути | по завершении маршрута | /services/farm-cargo/, /services/compleksnoe-predlozhenie/ | |
| Акт «Об обнаружении недостачи, повреждении (порчи) груза» | расхождение, недостачу или порчу | в момент получения груза | бумага, плюс запись в накладной | п. 6.4 |
Единый транспортный документ на всю доставку один — накладная (экспедиторская расписка) по форме BIOCARD, даже если в маршруте несколько видов транспорта (п. 1.1, 10.1). Форма опубликована на сайте, посмотреть её можно заранее.
Сроки, которые уже зафиксированы в оферте
Это не обещания менеджера, а пункты публичного документа. Проверить можно в Генеральных условиях.
| Что | Срок | Пункт |
|---|---|---|
| Подать заявку на отправку | до 17:00 по московскому времени рабочего дня, предшествующего дню отправки | 3.2 |
| Получить подтверждение заявки | не позднее 3 рабочих часов с момента получения заявки | 3.4 |
| Заявить мотивированные возражения по суммам в УПД или акте | 3 рабочих дня с даты получения документа | 11.5 |
| Оплатить счёт | 5 рабочих дней с даты выставления | 11.3 |
| Оплатить согласованные дополнительные расходы | 3 банковских дня с даты выставления счёта | 11.2 |
| Уведомить о возможном страховом случае | не позднее 24 часов с момента, как вы о нём узнали | 9.4, 14.1.6 |
| Направить претензию об утрате, недостаче или повреждении груза | не позднее 30 календарных дней со дня возникновения права на претензию | 15.3 |
| Сообщить об изменении адресов, телефонов или реквизитов | 3 рабочих дня | 18.2 |
Заявку, поданную после 17:00 МСК, мы принимаем в обработку на следующий рабочий день (п. 3.2).
Если возражений по УПД или акту нет в течение трёх рабочих дней, услуги считаются оказанными надлежаще (п. 11.5). Претензию, поданную позже тридцати дней, мы не рассматриваем (п. 15.4).
Кто может расписаться за груз
| Ситуация | Кто расписывается | Что нужно |
|---|---|---|
| Получатель — юридическое лицо | любой сотрудник или представитель организации | полномочия могут следовать из доверенности или из обстановки: человек находится по адресу назначения из накладной, имеет доступ к печати или штампу, предъявляет служебный пропуск (п. 6.7.2) |
| Вы хотите выдать груз строго по доверенности | только представитель с письменной доверенностью | требование нужно указать в накладной при передаче груза (п. 6.7.2) |
| В накладной указано контактное лицо | не обязательно оно | указание контактного лица не обязывает выдать груз только этому человеку (п. 6.7.2) |
| Получатель — физическое лицо | лицо, указанное в накладной | документ, удостоверяющий личность; допускается выдача другому человеку при предъявлении оригинала документа получателя, данные обоих документов вносятся в накладную (п. 6.7.1) |
По умолчанию она не требуется
По Генеральным условиям полномочия сотрудника получателя могут следовать из обстановки. Если для вас важно, чтобы груз ушёл только по доверенности, скажите об этом заранее и проследите, чтобы требование попало в накладную. Риск невручения из-за отсутствия у получателя надлежаще оформленной доверенности в этом случае несёт заказчик (п. 6.7.2).
Груз уходит на хранение
Когда вы потребовали выдачу строго по доверенности, а её у получателя нет, или получатель отказался от груза, мы уведомляем заказчика и размещаем груз на хранение за его счёт (п. 6.8). Груз, не вручённый не по нашей вине и не востребованный в течение 30 календарных дней с даты уведомления, по нашему усмотрению реализуется или утилизируется (п. 6.9). Поэтому на неполученный груз лучше реагировать сразу.
Что наш водитель не подпишет
Представитель исполнителя не уполномочен подписывать от имени компании никакие документы, кроме сопроводительных транспортных (п. 5.6). Внутренние формы и журналы вашей организации водитель не подписывает — это условие оферты.
Приёмка: что сделать, если что-то не так
В момент получения проверьте целостность упаковки, количество грузовых мест и соблюдение холодовой цепи (п. 6.4).
Расхождение, недостачу, порчу или другие признаки несохранности мы фиксируем актом «Об обнаружении недостачи, повреждении (порчи) груза» и делаем запись в накладной (п. 6.4).
Получение груза без такого акта означает, что груз доставлен полностью и неповреждённым (п. 6.5). Без акта и записи в накладной доказывать повреждение будет нечем.
Отдельно: повреждение транспортной упаковки или нарушение температурного диапазона само по себе не приравнивается к утрате груза (п. 6.6). Факт утраты или порчи устанавливается сторонами, при разногласиях привлекается эксперт-сюрвейер.
ЭДО: через какого оператора
Обмен документами может идти в электронном виде с применением электронной подписи — по Гражданскому и Налоговому кодексам и Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Генеральные условия (раздел 19) прямо называют две системы:
«Диадок»
Доверенный оператор АО «ПФ „СКБ Контур“».
«СБИС»
Доверенный оператор ООО «Компания „Тензор“».
Подписывать можно как в одной системе, так и при помощи разных систем — «Диадок» и «СБИС». Если ваш оператор другой, уточните у менеджера порядок обмена.
Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года
Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ), электронная экспедиторская расписка (ЭЭР), электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронная заявка-заказ (ЭЗЗ) разобраны на нашей отдельной странице.
С 01.09.2026 поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки составляются только в электронном виде. Формат утверждён приказом ФНС России от 28 апреля 2026 года № ЕД-1-26/277@, порядок обмена — постановлением Правительства РФ от 27 апреля 2026 года № 469. Обмен идёт через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, подпись — усиленная квалифицированная (УКЭП), для физических лиц — «Госключ».
Как переход отразится на комплекте документов по вашему договору — спросите менеджера: у разных клиентов разные операторы и разный набор титулов.
Хранение и ВЭД
Ответственное хранение
По каждой партии ведётся полная документальная прослеживаемость — материал для вашего отдела качества и проверок; остатки, сроки годности и партии ведёт WMS. Подробности услуги — на странице «Ответственное хранение». Состав и периодичность складских закрывающих документов на сайте пока не опубликованы — уточняются, запросите перечень у менеджера до начала работы.
Международные перевозки
Таможенные декларации готовит и подаёт наш штатный брокер, без посредников; документы, товарные коды, разрешения и температурный режим смотрим заранее. См. «Таможенное оформление». Перечень документов, которые возвращаются клиенту по итогам оформления, на сайте не опубликован — уточняется.
Дубликаты и хранение документов
Порядок выдачи дубликатов накладной, УПД или температурного отчёта и срок, в течение которого компания хранит документы, на сайте пока не опубликованы. Запросите дубликат у своего менеджера, указав номер отправки и дату, — порядок мы добавим на эту страницу, как только он будет утверждён.
Частые вопросы
Какие документы вы вернёте после доставки?
Накладную (экспедиторскую расписку), подписанную получателем, — она подтверждает выдачу груза. На стоимость услуг — УПД либо акт об оказании услуг вместе со счётом-фактурой. И PDF-отчёт с графиком температуры за весь маршрут.
Когда придут закрывающие — акт и счёт?
УПД или акт выдаётся на основании транспортного документа или нескольких транспортных документов сразу (п. 11.5) — то есть отправки можно закрыть одним комплектом. Конкретный срок выставления в публичной оферте не зафиксирован, его называет менеджер по вашему договору. На возражения по суммам у вас 3 рабочих дня с даты получения документа.
Работаете через ЭДО и через какого оператора?
Да. В Генеральных условиях названы «Диадок» (СКБ Контур) и «СБИС» (Тензор), в том числе подписание при помощи разных систем. Подпись — по 63-ФЗ.
А ЭТрН вы подключили?
Что меняется с 1 сентября 2026 года — на странице /services/etrn/; техническое решение и чек-лист готовности — на biocard.tech/etrn.html. Что именно поменяется в вашем комплекте документов, скажет менеджер: это зависит от вашего оператора ЭДО.
Нужна доверенность, чтобы получить груз?
По умолчанию нет: полномочия сотрудника организации-получателя могут следовать из доверенности или из обстановки — нахождение по адресу назначения, доступ к печати или штампу, служебный пропуск. Если вам нужна строгая выдача только по письменной доверенности, укажите это требование в накладной при передаче груза.
Кто может расписаться за груз — можно другому человеку?
Для юридического лица — любой сотрудник или представитель. Указание в накладной контактного лица не означает, что груз выдадут только ему. Для физического лица — получатель из накладной либо другой человек при предъявлении оригинала документа, удостоверяющего личность получателя.
Я потерял накладную, дадите дубликат?
Напишите менеджеру номер отправки и дату. Публичного порядка выдачи дубликатов на сайте пока нет — он уточняется, и мы опубликуем его здесь.
Водитель подпишет нашу внутреннюю форму приёмки?
Нет. Представитель исполнителя подписывает только сопроводительные транспортные документы — это прямо оговорено в п. 5.6 Генеральных условий. Всё остальное согласуется заранее с менеджером.
Что делать дальше
- Посмотрите бланки заранее.Договоры и бланки документов — накладная, форма акцепта-присоединения, Генеральные условия целиком.
- Проверьте, кто у вас расписывается за груз.Если нужна строгая выдача по доверенности — это условие ставится в накладную при передаче груза, а не после.
- Уточните у менеджера три вещи до первой отправки:через какого оператора ЭДО идёт обмен, как и в какой срок возвращаются ваши товаросопроводительные документы, какой комплект нужен вашей бухгалтерии.
- Заявки и статусы — в личном кабинете.my.biocard.com. Заявка подаётся до 17:00 по московскому времени рабочего дня, предшествующего дню отправки.