Электронные перевозочные документы: ЭПЭ, ЭТрН и чем ЭТрН отличается от бумаги

Автор: Отдел качества BIOCARD · Опубликовано 14 октября 2026 · Нормы сверены с первоисточниками 14 октября 2026

ЭПЭ — электронное поручение экспедитору: документ, которым клиент поручает экспедитору организовать перевозку. ЭТрН — электронная транспортная накладная: она подтверждает договор перевозки и сопровождает груз. Это разные документы, один другого не заменяет. С 1 сентября 2026 года и поручение, и накладную оформляют в электронном виде, а бумагу допускают только в случаях, которые определил Минтранс.

Ниже — какие документы входят в семью электронных перевозочных документов (ЭПД), чем ЭТрН отличается от бумажной накладной, когда бумага ещё допустима и что проверить до первой отправки. Мы перевозим лекарства с температурным режимом, поэтому отдельно разберём, чего электронные документы не заменяют в такой перевозке.

ЭПЭ: расшифровка и зачем нужен документ

ЭПЭ — отраслевое сокращение от «электронное поручение экспедитору». В постановлении Правительства № 469 документ называется «поручение экспедитору»; сокращение используют операторы электронного документооборота, транспортные компании и сам Минтранс — в регламенте действий при нештатных ситуациях. Поручение нужно, когда клиент привлекает экспедитора — компанию, которая организует перевозку и при необходимости сама принимает груз.

Поручение задаёт условия работы: что везём, откуда и куда, на каких условиях. Его оформляют до перевозки. Документ состоит из трёх файлов: часть клиента, часть экспедитора и необязательный файл отзыва поручения. Клиент и экспедитор подписывают свои файлы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП); физическому лицу — клиенту или представителю по доверенности — допускается усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП). Если подписывает представитель, доверенность направляют в машиночитаемом виде (МЧД).

Когда экспедитор принимает груз, он подписывает электронную экспедиторскую расписку (ЭЭР). Если принимает на складское хранение — электронную складскую расписку (ЭСР). Вместе с поручением это экспедиторские документы.

Какие документы входят в ЭПД

ЭПД — общее название электронных перевозочных документов. Перечень записан в пункте 27 части 1 статьи 2 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон № 259-ФЗ). Грузовладельцу чаще всего встречаются шесть документов.

Есть и редкие документы: электронный заказ-наряд и электронный договор фрахтования (когда машину или её часть берут в рейс по договору фрахтования), электронная сопроводительная ведомость (при перевозке контейнеров). У воздушной и железнодорожной перевозки накладные свои, в этой статье о них не говорим.

Документы формируют и подписывают в сервисе оператора информационной системы ЭПД. Оператор — юридическое лицо из реестра, который ведёт Минтранс; обмен через операторов вне реестра закон не допускает. Оператор направляет документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Там их хранят в неизменном виде пять лет. Напрямую в ГИС ЭПД участники не подключаются.

Чем ЭТрН отличается от бумажной накладной

Задача у накладных одна: подтвердить договор перевозки. Различаются устройство документа и путь, который он проходит.

В ЭТрН четыре обязательных титула. Их подписывают по очереди:

1. Грузоотправитель — сведения о грузе.
2. Перевозчик — принял груз. После этой подписи у документа появляется QR-код; по нему проверяют ЭТрН на дороге.
3. Грузополучатель — принял груз.
4. Перевозчик — выдал груз получателю.

Переадресацию, замену водителя или машины оформляют отдельными необязательными титулами. Накладную составляет грузоотправитель, если договор не предусматривает иного.

Главная разница — в ошибках. Исправить ЭТрН можно по инициативе участника, кроме отдельных сведений: отметок о передаче и приёме груза и оговорок перевозчика. Отозвать или аннулировать принятую ЭТрН нельзя, «черновиков» в ГИС ЭПД нет. Поэтому адреса, число мест и сведения о грузе сверяют до подписи, а не после.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

С 2022 года электронные перевозочные документы можно было применять по желанию: правила обмена, постановление Правительства № 931, начали действовать 1 сентября 2022 года. Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ сделал электронную форму обязательной с 1 сентября 2026 года — для накладной, заказа и заявки при автомобильной перевозке и для экспедиторских документов.

Бумага осталась как исключение, а перечни случаев у разных документов свои.

Накладная, заказ и заявка. Закрытый перечень утвердил приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 (8 случаев); приказом от 02.09.2026 № 391 его расширили до 12 случаев, с 19 сентября. Среди них:

• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
• сбой, из-за которого нельзя направить документы в ГИС ЭПД, если его зафиксировала государственная система обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА);
• перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней;
• перевозка грузов военного назначения для силовых ведомств.

Поручение экспедитору и расписки. Для экспедиторских документов — отдельный приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115: шесть случаев, а приказом от 31.08.2026 № 389 с 11 октября 2026 года добавлен седьмой. Среди них:

• клиент — иностранное юридическое или физическое лицо;
• территория, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо режим контртеррористической операции;
• перевозка продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности.

Для перевозки лекарств от организации к организации эти случаи чаще всего не подходят. Если договор перевозки или транспортной экспедиции предусматривает электронную форму, документ можно оформить электронно и там, где закон допускает бумагу (закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ).

Что это значит для перевозки лекарств

ЭТрН не доказывает температуру. Она подтверждает договор перевозки и передачу груза, но не то, что режим +2…+8 °C соблюдался. Для этого нужна запись температуры на всём пути и отчёт. В перевозке с датчиком SafePack температуру пишет SmartSensor, раз в минуту; PDF-отчёт формируется по завершении перевозки и лежит в личном кабинете.

Закрывающие документы по перевозке: накладная, подписанная получателем, и УПД или акт; температурный отчёт датчика SafePack — отдельный PDF, о нём сказано выше. Если мы принимаем груз к экспедированию, экспедиторскую расписку оформляем в электронном виде. Правила закреплены в Генеральных условиях; разбор — на странице «Документы».

Режим — цифрами. Диапазон из документации производителя пишут в заявке и поручении цифрами: слово «холодильник» ни отправителя, ни получателя не защитит.

Как это выглядит у нас: в карточке заявки в личном кабинете указан номер поручения экспедитору.

Ошибки, которые мы видим

• Путают поручение и накладную. Эти документы путают чаще всего. ЭПЭ задаёт условия работы с экспедитором, ЭТрН подтверждает договор перевозки.
• Считают, что обычного ЭДО достаточно. Для ЭТрН ЭДО, которым обмениваются счетами-фактурами и актами, не хватит: нужен ящик, подключённый к перевозочным документам. Между операторами работает роуминг.
• Не проверяют данные до подписи. Принятую ЭТрН отозвать нельзя. Режим, адреса и число мест сверяют до подписи.
• Забывают про получателя. В сентябре мы сталкивались с тем, что получатель отказывался принять груз без электронной накладной. Заранее согласуйте, кто подписывает титул получателя, какой подписью и по какой доверенности. В звонках наших клиентов вопросы про ЭТрН, ЭПЭ и доверенности (МЧД) — одни из самых частых.

Чек-лист перед первой электронной отправкой

1. Определите свою роль: отправитель, перевозчик, получатель или клиент экспедитора. От неё зависит, какие документы вы подписываете.
2. Выберите оператора из реестра Минтранса и узнайте, есть ли роуминг с операторами ваших партнёров.
3. Получите УКЭП для каждого подписанта; сотрудникам, которые подписывают не как руководитель, оформите МЧД.
4. Обменяйтесь с партнёрами идентификаторами участников документооборота.
5. Сверьте реквизиты, адреса погрузки и выгрузки, сведения о грузе: ГИС ЭПД проверяет формат, а принятую ЭТрН не отозвать.
6. Запишите в договоре, что документы оформляют в электронном виде через оператора, кто и в какой срок подписывает, что делать при сбое (регламент Минтранса для нештатных ситуаций).
7. Для лекарств добавьте режим цифрами и отдельный пункт о записи температуры и отчёте.
8. Обучите водителей, кладовщиков и приёмщиков: чем они подписывают и что показывают на дороге и при приёмке.

Пример формулировки для договора (согласуйте с юристом): «Транспортная накладная, заказ и заявка оформляются в электронном виде через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Оформление на бумаге допускается только в случаях, определённых федеральным органом исполнительной власти в области транспорта. Стороны обмениваются идентификаторами участников и назначают лиц, уполномоченных подписывать документы».

Нормативная база

Тексты ищите по номеру и дате на официальном портале правовой информации и на сайте Минтранса России. Форму бумажной накладной задают правила перевозок грузов автомобильным транспортом: действующую редакцию проверяйте на дату использования.

Читайте также

Частые вопросы